Paperless-ngx zur zentralen Dokumenten-Verwaltung (Dokumente digitalisieren) (2024)

Digitale Dokumente fallen an verschiedenen Quellen an: Manche kommen als E-Mail-Anhang, andere generieren wir selbst (Scan, PDF-Export, …). Paperless-ngx ist ein kostenloses Dokumentenmanagementsystem (DMS), mit dem Dokumente im papierlosen Büro aus vielen Quellen gesammelt, klassifiziert und organisiert werden können.

In diesem Beitrag erkläre ich dir die Grundlagen des Dokumentenmanagement-Systems paperless-ngx und werde dir ein paar Anregungen für deinen eigenen Workflow liefern. Dann kannst du auch schon direkt loslegen und deine Dokumente digitalisieren mit paperless-ngx!

Dokumentenmanagementsysteme bieten in der Regel folgenden Funktionsumfang an:

• Hoch- und Herunterladen von Dokumenten
• Texterkennung (OCR)
• Volltext-Suche
• Klassifizierung (Tags, Dokumentenklassen, …)
• Zentrale Speicherung der Dokumente und Bereitstellung von Schnittstellen
• Datenbankbasiertes Handling der Dokumente (keine Veränderung der Original-Dokumente)
• Archivierungsfunktion (PDF/A)

Besonders die Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) ist eines der Features, die Dokumentenmanagement-Systeme wie paperless-ngx so nützlich machen: Ist beispielsweise ein Scan ohne erkannten Text nur über den Dateinamen auffindbar, so kann im Gegensatz dazu ein PDF mit hinterlegter Texterkennung im Volltext durchsucht werden.

Möchte man also wissen, in welchem seiner Scans das Wort “Rechnung” vorgekommen ist, wird nun nicht mehr nur der Dateiname, sondern auch der gesamte erkannte Inhalt durchsucht.

Paperless-ngx ist kostenlos und wurde unter Open Source entwickelt. Das bedeutet, dass der Quellcode frei zugänglich ist und sich Entwickler auf der ganzen Welt an der Weiterentwicklung beteiligen können.

Für Interessierte ist hier der Link zu dem GitHub-Repository von paperless-ngx: https://github.com/paperless-ngx

Bis vor Kurzem gab es noch den “Vorgänger”, paperless-ng (also ohne das x), was ebenfalls kostenlos und Open Source ist. Jedoch hat der Programmierer (eine Einzelperson) die Entwicklung eingestellt, sodass eine Gruppe anderer Programmierer gemeinsam eine Weiterentwicklung ins Leben gerufen haben: Paperless-ngx.

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Online-Demo zu paperless-ngx

Wenn du paperless-ngx ausprobieren möchtest, schaue dir gerne meine Online-Demo an: Hier klicken für Online-Demo von paperless-ngx

Paperless-ngx funktioniert so:

Auf einem zentralen Rechner, beispielsweise einem Synology NAS, läuft paperless-ngx im Hintergrund und ist über ein Webinterface erreichbar. Das sieht beispielsweise so aus:

Einer der großen Vorteile an paperless-ngx ist der, dass es das klassische, auf Ordnern basierende System mit dem modernen und überlegenen datenbankbasierenden System verbindet:

Intern nutzt paperless-ngx eine Datenbank, es können jedoch Dokumente auch über einen speziellen Eingangs-Ordner (“consume”) hinzugefügt werden. Wer gerne seine gespeicherten Dokumente weiterhin in Form von Ordnerstrukturen auf sehen möchte, der kann paperless-ngx so konfigurieren, dass es die Dokumente in der gewünschten Struktur in einem Ordner speichert.

In der Praxis könnte es beispielsweise so aussehen:

• Inbox: Das ist beispielsweise unser “consume”-Ordner. Jedes Dokument, das hier landet, wird in das DMS überführt und dann aus der Inbox entfernt.
• Dokumente: Das könnte unser “output”-Ordner sein. Wenn paperless-ngx entsprechend konfiguriert ist, lassen sich hier nahezu beliebig komplexe Ordnerstrukturen anlegen. Achtung: Dieser Ordner darf nicht verändert werden. Ideal ist hier z.B. ein unidirektionaler Sync zu einem Ordner, in dem man arbeiten möchte (und in dem auch mal etwas versehentlich gelöscht oder verschoben werden könnte). Wie man das genau einrichtet, zeige ich in diesem Beitrag.

Ein weiteres sehr mächtiges Feature von paperless-ngx ist die Möglichkeit der automatischen Klassifizierung.

Zunächst einmal eine kurze Erklärung, was ich mit Klassifizierung genau meine:
Alles, was an Zusatzinformationen an ein Dokument angehängt werden kann, um es genauer zu beschreiben und besser auffindbar zu machen.

Beispiele:

• Tags: Tags kann man sich wie kleine Preisschilder oder Etiketten vorstellen. Sie können beispielsweise genutzt werden, um Dokumente thematisch zuzuordnen (taggen).
• Dokumentenklassen: Sie geben an, was für eine Art von Dokument es ist. Also eine Rechnung, ein Lieferschein oder ein e-Book.
• Korrespondenten: Hier lässt sich für Dokumente ein oder mehrere Korrespondenten festlegen. Also z.B. von wem eine Rechnung gekommen ist.

All diese Zusatzinformationen lassen sich auch automatisch hinzufügen. Hierfür kann man Regeln definieren und paperless-ngx übernimmt die Zuordnung von selbst.

Ein extrem praktisches Feature von paperless-ngx ist der E-Mail-Fetcher:

Hier lässt sich für den eigenen E-Mail-Account ein Zugriff konfigurieren und paperless-ngx fügt automatisch bestimmte Anhänge zum System hinzu. So lässt sich folgendes Szenario realisieren:

Beispiel:

• Alle E-Mails, in deren Nachricht oder Betreff das Wort Rechnung vorkommt, werden verarbeitet
• Nur Anhänge in Form von PDFs werden beachtet
• Zusätzlich muss auch im PDF das Wort Rechnung vorkommen (Inhalt).

Setzen wir nun die Features zu einem Workflow für ein papierloses Büro zuhause zusammen:

• Scans: Ein Netzwerkscanner scannt automatisch in das “Consume”-Verzeichnis von paperless-ngx. So muss zum Scannen nicht einmal mehr ein Computer bedient werden.
• E-Mails: E-Mails werden automatisch von paperless-ngx nach gewünschten Dokumenten durchsucht und diese werden automatisch hinzugefügt.
• Andere Dokumente: Alles, was nicht per Scan oder E-Mail hinzugefügt wurde, kann manuell entweder über das Webinterface oder über den “consume”-Ordner in paperless-ngx importiert werden. Hier sind weitere Automatisierungen denkbar.